تقنية تحرير المراسلات الإدارية

تقنية تحرير المراسلات الإدارية

يشعر المرء عند قراءة الوثائق الإدارية بغض النظر عن مؤلفيها وكذا عن طبيعتها أن هناك وحدة في التعبير وتجانسا في الأسلوب يميزها عن المراسلة الخاصة والتجارية وعن النصوص الأدبية ويدل على أن للإدارة أسلوبا خاصا بها يعطي صبغة رسمية لكتاباتها الإدارية.

لماذا تستعمل الإدارة أسلوبا خاصا بها ؟

في الواقع، كان من الـواجب أن يحرر الجميع بنفس أسلوب الإدارة، لأنها لا تستعمل إلا صيغـا صحيحة نحويا واصطلاحيا، كما أنها تعبر بكيفية واضحة ودقيقة.

غير أن بعض الاعتبـارات العامة- كطبيعة الإدارة وطبيعة مهمتها، وبعض الاعتبارات العملية- كالنصوص الإدارية التي هي وسائل العمل أدت إلى وضع بعض قواعد التحرير، وتحديد بعض الخاصيات التي نجدها على مستوى التعبير بواسطة صيغ وتعابير متداولة، وهكذا فإن للإدارة أسلوبا خاصا بها، وذلك لعدة أسباب :

-     لأنها منبثقة عن الدولة التي تعتبر في المجتمع الشخصية المعنوية العليا المكلفة بتمثيل الأمة والسهر على الصالح العام، وتكتسي بذلك صفات أو خاصيات السلطة العمومية.

فهي تـأبى إلا أن تتحمل هذه المسؤولية تجاه مصالح الأفراد وانشغالاتهم ويتجلى هذا الموقف في "الصيغة الرسمية" وفي أسلوبها اللبق.

لا تجاوز في التعبير، ولا غموض في الألفاظ ولا إفراط في الكلام. فعليها أن تعزز سلطة الدولة واستمراريتها.

كما أنها تتميز ببنية معقدة ولكنها مشبعة بنفس الروح، روح المصلحة العامة ولهذا يجب أن تبرهن عن فعاليتها وتعبر بوضوح وبكيفية مفهومة لدى الجميع. على أنه رغم حرصها على الدقة في الأسلوب تجتنب التعابير المعقدة والصيغ الفخمة أو الركيكة وتسعى إلى استعمال أسلوب واضح وبسيط.

البـاب الأول : 

خصائص المكتوب الإداري

وبناء على الأسباب السالفة الذكر فإن المكتوب الإداري يتميز بالخصائص التالية :

1-   احترام التسلسل الإداري

2-   روح المسؤولية

3-   الموضوعية

4-   المجاملة

5-   الحذر

6-   الدقة، الصحة، الوضوح والإيجاز

7-   الفعالية

8-   تجانس الأسلوب

 وفي ما يلي نتناول بالتفصيل دراسة هذه الخصائص :   

1-  احترام التسلسل الإداري :

تشكل الإدارة بنية هرمية واسعة ومنظمة تسلسليا، من قاعدة هذا الهرم إلى الوزير الذي هو السلطة العليا في الوزارة توجد مجموعة معقدة من العلاقات التسلسلية. ويقوم أيضا من الوزير إلى رئيس الدولة تسلسل بين المؤسسات السياسية. نجد إذن داخل الإدارة :

-             سلطة تسلسلية تمارس من أعلى إلى أسفل

-             مرؤوسية تسلسلية من أسفل إلى أعلى

ينتج عن احترام التسلسل الإداري انضباط تعم بدونه الفوضى المطلقة في المصالح الإدارية، وتعبر الكتابات الإدارية باستمرار عن هذا الاحترام بواسطة تعابير ومفردات خاصة.

إن ذوي الخبرة يعـرفون علامات الاحترام الضرورية للمحافظة على التسلسل بين أعوان الإدارة، كذلك أن بعض التعابير وبعض المصطلحات لا تستعمل إلا إذا كاتب الرئيس مرؤوسيه بينما تخصص الأخرى منها عند مكاتبة المرؤوس رئيسه، كما تستعمل تعابير خاصة في حالة ما إذا تكاتب موظفان متساويان أو في حالة تواضع الرئيس أمام مرؤوسيه، فهكذا يكاتب الرئيس مرؤوسيه :

-             يشرفني أن أطلب منكم حضور الاجتماع الذي سينعقد بمقر الوزارة.

-             يشرفني أن أحيطكم علما ...

-             أطلب منكم تسوية هذه القضية في أقرب الآجال.

-             أطلب منكم أن تتسموا بروح المبادرة في المستقبل.

-             أرجوكم السهر على تنفيذ هذه المهمة.

-             أرجوكم أن تولوا اهتماما بالغا إلى إنجاز هذا المشروع.

-             آمركم من الآن فصاعدا بالالتحاق بعملكم على الساعة السابعة والنصف.

وعند مكاتبة المرؤوس رئيسه يقول :

-             يشرفني أن أقدم لكم بيانا عن نتائج مهمتي.

-             يشرفني أن اعرض عليكم أسباب .........

-             يشرفني آن ألتمس منكم الإذن ............

-             إني لممنون لكم عن الاهتمام الذي تولونه لطلبي

-             يشرفني أن أوافيكم رفقته بالتقرير ...........

-             اقترح التعديل الآتي للمشروع الذي يخص ....

↚

بامكانكم تصفح باقي المواضيع وتحميل المزيد من الكتب  و المقالات القانونية

نسخة وورد للتحميل